„Microsoft Word“ yra vienas plačiausiai kompiuteriuose naudojamų įrankių, nes jis ne tik naudingas rašant dokumentus, bet ir gali būti naudojamas kuriant daug kitų dalykų, pavyzdžiui, PDF. Tačiau kitas jo panaudojimo būdas yra galimybė lengvai kurti organizacines schemas.
Šios diagramos leidžia jums atspindi įmonės struktūrą, projekto hierarchiją ar bet kokį poreikį kuriuos turite, kai galios arba pavaldumo santykiai yra nustatyti tarp kelių lygių. Bet kaip tai padaryti? Mes jums tai paaiškinsime žingsnis po žingsnio, kad nekiltų problemų (nors atminkite, kad kiekviena Word versija gali turėti skirtumų).
Kas yra organizacinė schema ir kam ji skirta?
Prieš pateikdami instrukcijas, kaip sukurti organizacinę schemą programoje Word, turite suprasti, kas yra organizacinė schema. Tai yra a vizualus organizacinės ar hierarchinės struktūros vaizdavimas grupės, įmonės, projekto ir pan.
Pavyzdžiui, įsivaizduokite klasę. Šią grupę sudaro vaikai, tačiau yra vienas, kuris užima klasės atstovo pareigas, o antrasis - pagalbinio atstovo pareigas.
Organizacinė schema atspindėtų pirmojo lygio delegatą. Perduotasis asmuo būtų antrame lygyje, o visi kiti studentai eitų į trečią ir paskutinį lygį.
Organizacinės schemos naudojimo būdai yra įvairūs, nors pagrindinis dažniausiai yra susijęs su įmonės hierarchijos vaizdavimu. Tačiau tas pats gali atsispindėti ir darbo komandoje, projekte ir pan.
Kaip žingsnis po žingsnio sukurti organizacines diagramas Word
Jei turite Word, tikriausiai žinote, kaip juo naudotis. Tačiau galbūt niekada nesusimąstėte apie galimybę kurti organizacines schemas. Jei taip, atidarę programą su nauju dokumentu, Turite perkelti žymeklį į įterpimo skirtuką, kurį rasite įrankių juostoje. Pamatysite, kad atsidarys meniu ir ten turėsite ieškoti ir spustelėkite "SmartArt". Šis įrankis leis įterpti organizacines diagramas ir grafikus.
Šiame skirtuke taip pat matysite kategoriją „Hierarchija“, kuri nurodo, kada norite sukurti diagramą, susijusią su galios ar funkcijų tvarka. Turite pasirinkti jums tinkamiausią dizainą ir, kai jį turėsite, spustelėkite Priimti.
Dabar turėsite organizacinę schemą, bet ji dar nebaigta. Norėdami tai padaryti, turėsite pridėti ir redaguoti elementus. Tai yra, pridedant daugiau lygių ar langelių skirtinguose lygiuose.
Jei norite redaguoti esamus, tiesiog spustelėkite kiekvieną ir įveskite informaciją, kurią norite pridėti. Tačiau jei norite pridėti daugiau lygių, geriausia pasirinkti laukelį ir eiti į dizaino parinktis „SmartArt“ įrankiuose. Ten turėsite pridėti formą, kuri prideda naujų rėmelių; kilti arba nusileisti, pakeisti tą kadrą į aukštesnį ar žemesnį lygį; ir dizainas, kuris keičia bendrą organizacijos schemos struktūrą.
Galiausiai turite formato skirtuką, kuris leis jums tai padaryti pakeisti langelių spalvas, kraštelius ir stilius. Tai suteiks jums daug erdvės manevruoti, nes galite padaryti jį vizualesnį, kad iš pirmo žvilgsnio suprastumėte žmonių, kurie sudaro jūsų vykdomą projektą, tvarką. Tiesiog būkite atsargūs ir neperkraukite jo ir nenaudokite ryškių spalvų, nes tai gali apsunkinti skaitymą arba atspausdinus negausite tokio rezultato, kokio tikėjotės. Kai baigsite, tereikia išsaugoti dokumentą.
Mes jums patariame išsaugokite jį Word, PDF arba panašiu formatu. Tokiu būdu galite turėti kopiją, jei prireiktų ją redaguoti, to nedarydami dar kartą.
Iš pradžių tai gali būti šiek tiek sudėtinga, ypač pridėti lygių ir padaryti plyteles panašias. Tačiau atminkite, kad taip pat galite naudoti kopijavimo ir įklijavimo sparčiuosius klavišus, kad pasikartotumėte jau sukurtus kadrus.
Kodėl „Word“ kurti organizacines diagramas
Dabar, kai atlikote veiksmus, laikas treniruotis, kol pasieksite norimą rezultatą. Tačiau jūs tikrai matėte, kad yra ir kitų programų ir įrankių, kurie sudaro šias organizacines diagramas, pvz., Canva dėklas, Pavyzdžiui. Taigi kodėl verta rinktis Word, o ne labiau į dizainą orientuotą įrankį?
Vienas iš pagrindinių Word, o ne kito įrankio naudojimo pranašumų yra jo prieinamumas.. Daugelis žmonių turi prieigą prie „Word“ ir žino, kaip ja naudotis, todėl išmokti sukurti organizacinę schemą nebus sunku.
Tačiau taip yra ir todėl, kad galite greitai jį keisti ir redaguoti, taip pat integruoti į kitus dokumentus.
Ar išdrįstate kurti organizacines diagramas programoje Word?