Jei esate dizaineris, iliustratorius, tekstų kūrėjas, filmų kūrėjas ar vienu metu žongliruojate keliais kūrybiniais projektais, jau žinote: jums netrūksta idėjų, jums trūksta kokybiško laiko joms įgyvendinti . Tarp klientų užsakymų, žinučių, socialinių tinklų, sąskaitų faktūrų ir asmeninio gyvenimo ilgų laiko tarpų skyrimas ramiam kūrybai atrodo beveik kaip mokslinė fantastika.
Tuo tarpu rinka yra užtvindyta programėlėmis, kursais ir stebuklingais metodais, žadamais išsaugoti jūsų produktyvumą. „App Store“ parduotuvėje gausu tūkstančių įrankių, o visa industrija bando jus įtikinti, kad problema ta, jog dar neradote „tobulos programėlės“ . Realybė yra daug sudėtingesnė: beveik visada nepavyksta pasiekti aiškumo, disciplinos ir gebėjimo išsaugoti savo dėmesį... nors teisingai naudojamos technologijos gali būti geriausios jūsų sąjungininkės.
Kūrybinio darbo realaus laiko problemos
Prieš kalbėdami apie programėles, turime sutelkti dėmesį į tai, kas iš tikrųjų skiria jus nuo jūsų projektų: tris klasikinius blokus, su kuriais dauguma kūrybingų žmonių susiduria kasdien.
1. Nežinote, ką daryti pirmiausia . Jaučiatės taip, lyg turėtumėte tūkstantį reikalų: klientų užsakymus, savo idėjas, portfolio atnaujinimus, ryšių mezgimą, mokymus... ir jūsų mintys šokinėja nuo vieno dalyko prie kito. Vien technologijos neišspręs šio chaoso; jums reikia paprastos ir stabilios prioritetų nustatymo sistemos.
Vienas veiksmingiausių protinių įrankių išlieka Eizenhauerio matrica , kuri suskirsto jūsų užduotis į keturias grupes: skubias ir svarbias (atlikite jas dabar), svarbias, bet neskubias (suplanuokite), skubias, bet nesvarbias (deleguokite, jei įmanoma), ir nei skubias, nei svarbias (negailestingai pašalinkite). Ši logika, taikoma sąžiningai, neleidžia jums visą dieną praleisti gesinant gaisrus.
2. Žinoti, ką reikia daryti... ir vis tiek to nedaryti . Tai sena, pažįstama problema: atidėliojimas. Tai ne techninis trikdis, o emocinė blokada. Atidedame dalykus, kurie sukelia baimę, nesaugumo jausmą, nuobodulį ar perfekcionizmą. Vienas iš labiausiai pasiteisinusių metodų čia yra Pomodoro technika : sutelkto darbo blokai (pavyzdžiui, 25 minutės), po kurių daromos trumpos maždaug 5 minučių pertraukos ir ilgesnė pertrauka po kelių ciklų.
Ši struktūra atrodo paprasta, tačiau ji padeda pradėti užduotis, kurios atrodo bauginančios, nes vienu metu įsipareigojate atlikti tik trumpą bloką. Ji taip pat sumažina pervargimo jausmą ir pagundą „tik akimirkai “ patikrinti telefoną, o tai neįkainojama kūrybingiems profesionalams, turintiems daugybę blaškymų.
3. Neįsivaizdavimas, kur eina jūsų laikas . Esate įsitikinę, kad dirbote dešimt valandų, bet atidžiau įsižiūrėję suprasite, kad iš tikrųjų sukūrėte ką nors naudingo tris ar keturias valandas. Visa kita prarasta dėl netikėtų susitikimų, el. laiškų, žinučių, socialinės žiniasklaidos ir „failų paieškos“. Kol nevertinate realiais duomenimis, labai sunku pritaikyti savo sistemą ir lūkesčius.
Todėl šiandien laimėjęs derinys yra ne vieno ar dviejų metodų naudojimas, o paprastų metodų derinimas su technologinėmis priemonėmis, kurios objektyviai įvertina jūsų darbo būdą . Ši išsami analizė leidžia priimti pagrįstus sprendimus, o ne pasikliauti nuojauta.
Kontroliuokite savo laiką: žingsnis, kurio beveik niekas nežengia (ir kuris labai pakeičia situaciją)
Dauguma kūrybingų žmonių mano, kad jie „gana gerai“ valdo savo dieną, bet kai iš tikrųjų tai išmatuojate, matote, kad esame linkę pervertinti produktyvų laiką ir nuvertinti trukdžius . Jei norite, kad technologijos jums tikrai padėtų, pirmas žingsnis yra suprasti savo dabartinę realybę.
Vienas variantas – atlikti rankinį savaitės auditą : kas 30 minučių užsirašyti, ką darėte (A projektas, el. laiškai, socialinė žiniasklaida, susitikimai ir kt.). Tai nepatogu, bet dažniausiai atveria akis: nuolat atsiranda mikropauzės, kas kelias minutes keičiate užduotis ir būna labai ilgi „užimtumo“ laikotarpiai, nedarant jokios pažangos ties tuo, kas svarbu.
Problema ta, kad šios rankinės sistemos lengva atsisakyti ir ji labai priklauso nuo to, ką prisimenate. Štai kodėl atsirado laiko analizės įrankiai, kurie automatizuoja šį procesą ir padaro jį daug patikimesnį: jie įrašo, kurioms programoms ir projektams skiriate savo laiką, jums nereikia nieko užsirašyti.
Šio tipo sprendimai leidžia matyti, pavyzdžiui, kiek valandų per savaitę praleidžiate susitikimuose, kuriuo paros metu esate susikaupę labiausiai arba kurios programos veikia kaip vagys realiuoju laiku. Turėdami šį aiškų vaizdą, galite nuspręsti: sumažinti susitikimų skaičių, rezervuoti laiko tarpsnius giliam darbui arba perkelti kūrybines užduotis į tas valandas, kai esate produktyviausi.
Laiko valdymo metodai, kurie tinka kūrybingiems žmonėms
Nėra vieno tobulo metodo. Tačiau akivaizdu, kad sistemos, kurios geriausiai tinka kūrybiniams profiliams, paprastai yra lanksčios, vizualios ir lengvai prižiūrimos kasdien . Štai keletas naudingiausių metodų ir kaip juos derinti su technologijomis.
Eisenhowerio matrica ir 4D sistema: greitai nuspręskite, kas nusipelno jūsų dėmesio
Jau minėjome Eizenhauerio matricą , tačiau verta ją aptarti šiek tiek išsamiau, nes tai viena iš paprasčiausių sistemų, padedančių nustoti gyventi nuolatiniame avariniame režime. Svarbiausia viską suskirstyti pagal dvi ašis: skubumą ir svarbą, o tada atitinkamai elgtis.
Glaudžiai susijusi yra 4D sistemos logika , kurią daugelis šiuolaikinių produktyvumo vadovų rekomenduoja norint išvalyti neįmanomus darbų sąrašus. Jos keturi sprendimai yra: atlikti, atidėti, deleguoti arba ištrinti. Kiekvieną kartą, kai į jūsų pašto dėžutę patenka kažkas naujo (el. laiškas, idėja, kliento užklausa), jūs sąmoningai nusprendžiate, kuriai kategorijai tai priklauso.
Taikant šį metodą visam kūrybiniam projektui, galite, pavyzdžiui, atsikratyti mažai įtakos turinčių užduočių (eliminuoti), deleguoti labai konkrečias užduotis labiau pasiruošusiems bendradarbiams, protingai atidėti tai, kas gali palaukti, ir sutelkti savo energiją į veiksmus, kurie iš tikrųjų skatina projektą judėti į priekį.
Šios dvi metodikos puikiai dera su darbų sąrašais ir projektų įrankiais: taigi klasifikavimas, delegavimas ar atidėjimas tampa labai greitu gestu jūsų programoje, o ne kažkuo, apie ką kiekvieną kartą reikia galvoti nuo nulio.
Laiko blokavimas ir laiko apribojimai: jūs kontroliuojate savo tvarkaraštį (o ne atvirkščiai)
Laiko blokavimas – tai ištisų laiko blokų rezervavimas kalendoriuje konkrečioms veikloms: dvi valandos projekto kūrimui, viena valanda el. laiškų atsakymams, 90 minučių scenarijaus rašymui ir pan. Svarbu ne tik turėti darbų sąrašą; svarbu šias užduotis paversti tikrais susitikimais su savimi.
Laiko apribojimas žengia dar vieną žingsnį: be laiko tarpsnio rezervavimo, jūs nustatote aiškų terminą („šis tekstas būtinai turi būti padarytas per 45 minutes“). Toks švelnus spaudimas prieštarauja Parkinsono dėsniui (darbas plečiasi tiek, kiek jam skiriate laiko) ir neleidžia vienai užduočiai užimti viso ryto.
Skaitmeninis kalendorius, pvz., „Google“ kalendorius, puikiai tinka tokiam darbo būdui: jis leidžia akimirksniu matyti dienos struktūrą, suplanuoti išsamaus darbo blokus energingiausiomis valandomis ir grupuoti panašias užduotis, kad sumažėtų konteksto kaitaliojimas . Be to, galite naudoti skirtingas spalvas, kad atskirtumėte klientus, asmeninius projektus, administraciją ir pan.
Jei esate komandos dalis, yra įrankių, kurie automatizuoja dalį šio proceso, susiedami jūsų darbų sąrašą su kalendoriumi, perkeldami susitikimų blokus ir siūlydami laiko tarpus tokioms veikloms kaip mokymai ar turinio kūrimas. Kūrybiniams specialistams, kurie valdo kelis klientus, tai ypač naudinga siekiant išvengti netyčinio perkrovimo.
Pomodoro technika: minimali struktūra, padedanti įveikti atidėliojimą
„Pomodoro“ žavesys slypi tame, kad jis neverčia jūsų keisti viso gyvenimo, o tik įsipareigoti kitam blokui . Dėl to jis labai tinka kūrybingiems protams, kurie atmeta griežtas sistemas. Galite pritaikyti trukmę: 25/5 yra klasikinis variantas, tačiau daugelis kūrybingų žmonių geriau dirba su 45–50 minučių blokais ir ilgesnėmis pertraukomis.
Norint tai iš tikrųjų įgyvendinti, idealus sprendimas yra naudoti specialų laikmatį: konkrečią programėlę, valdiklį pagrindiniame ekrane arba net fizinį laikmatį ant stalo. Daugelyje šiuolaikinių programėlių „Pomodoro“ derinamas su pranešimų ir svetainių blokavimu, todėl, kol veikia blokavimas, jūsų telefonas ir kompiuteris tampa praktiškai be trukdžių aplinka.
Šis metodas netinka viskam: labai sklandžiuose projektavimo procesuose ar ilgose minčių audros sesijose jis gali sutrikdyti darbo eigą . Tokiais atvejais paprastai geriau jį paskirstyti ilgesniais blokais arba naudoti tik konkrečioms užduotims: redagavimui, maketavimui, atsakymui į el. laiškus, pasiūlymų rengimui ir pan.
Svarbiausia – naudoti tai kaip įrankį susikaupimui pradėti ir palaikyti, o ne kaip kalėjimą. Jei rašėte 45 minutes ir jaučiatės įkvėpti, visiškai normalu praleisti pertrauką ir tęsti, kol jūsų energija natūraliai sumažės.
GTD ir „viską užfiksuoti“: išsivalyti mintis, kad galėtumėte kurti geriau
„ Getting Things Done“ (GTD) metodas buvo sukurtas specialiai žmonėms, turintiems daug rūpesčių. Pagrindinė jo idėja yra ta, kad protas skirtas idėjų generavimui, o ne jų saugojimui. Todėl siūloma perkelti absoliučiai viską į išorinę sistemą: užduotis, priminimus, projektus, spontaniškas idėjas, dalykus, kuriuos norite ištirti ir pan.
Ši sistema apima penkis etapus: fiksavimą (idėjos užsirašymas be filtravimo), patikslinimą (kiekvieno elemento apibrėžimas), organizavimą (kiekvieno elemento įtraukimas į sąrašą arba paskirtą vietą), peržiūrą (užtikrinimą, kad viskas atnaujinta) ir atlikimą (vykdymas su pasitikėjimu). Šis darbo eiga žymiai sumažina jausmą, kad kažkas pamirštama, ir sumažina mentalinį triukšmą , o tai yra labai svarbu norint išlaisvinti kūrybiškumą.
Kūrybingo žmogaus kasdieniame gyvenime GTD gali būti palaikomas tokių programėlių kaip „Todoist“ ar panašių: galite greitai užsirašyti informaciją, užsirašyti projektus kiekvienam klientui ar asmenines iniciatyvas, žymėti kontekstus (namai, studija, „iPad“, susitikimai) ir savaitines apžvalgas, kurios įveda tvarką į chaosą.
Daugelis įmonių derina šią filosofiją su sveikesne komunikacijos politika, ypač asinchronine: jei kiekvienas turi aiškią sistemą, kaip viską užfiksuoti ir peržiūrėti, sumažėja nuolatinių skubių pranešimų poreikis . Tai reiškia daugiau valandų iš eilės atliekamo kruopštaus darbo, kurio būtent ir reikia sudėtingoms kūrybinėms užduotims.
Parkinsono dėsnis ir 2 minučių taisyklė: maži triukai, kurie susidės į daug ką
Parkinsono dėsnis senas , bet jis puikiai tinka dizainui, iliustracijai, redagavimui ar rašymui: jei kūriniui skirsite visą savaitę, jis paprastai jus persekios septynias dienas. Kita vertus, jei išsikelsite greitus tikslus („pirmas eskizas šiandien per dvi valandas, pataisymas rytoj per vieną“), priversite save sutelkti pastangas.
Dviejų minučių taisyklė , taip pat išpopuliarėjusi GTD aplinkoje, teigia, kad viską, ką galite padaryti per mažiau nei dvi minutes, darykite nedelsdami: atsakykite į trumpą el. laišką, išsiųskite failą, užregistruokite išlaidas, archyvuokite dokumentą. Tikslas – išvengti daugybės mažų užduočių, kurių vėliau bijosite imtis.
Paaugliai ratu laiko išmaniuosius mobiliuosius telefonus – Daugiakultūris jaunimas naudojasi mobiliaisiais telefonais lauke – Paaugliai, priklausomi nuo naujų technologijų koncepcijos (Paaugliai ratu laiko išmaniuosius mobiliuosius telefonus – Daugiakultūris jaunimas naudojasi mobiliaisiais telefonais lauke – Teena
Jei abi idėjas sujungsite su gerai suplanuotu kalendoriumi ir užduočių programėle, gausite lengvą, bet galingą sistemą: trumpus terminus, kurie neblaško dėmesio, ir nuolatinį smulkių užduočių valymą , kad jūsų sąrašas netaptų nevaldomu monstru.
Užduočių įrankiai, skirti kūrybingiems žmonėms
Kai išsiaiškinsite jums tinkamiausius metodus, prasminga pasirinkti įrankius. Tikslas yra ne rinkti programas, o sukurti paprastą skaitmeninę aplinką, kurioje galėtumėte sklandžiai fiksuoti, tvarkyti ir vykdyti.
„Todoist“ yra vienas išsamiausių, tačiau paprastų variantų: kiekvienam klientui ar sričiai įdėti projektai, būsenų ir kontekstų etiketės, pasirinktiniai filtrai, kad būtų rodomi tik tai, kas svarbu šiandien, ir priminimai, kada reikia atlikti. Minimalistinis dizainas ir sinchronizavimas tarp įrenginių sukuria puikų pagrindą GTD, 4D sistemos diegimui arba laiko blokavimo palaikymui.
„Microsoft To Do“ ypač gerai veikia, jei jau dirbate su „Outlook“, „Teams“ arba „Microsoft“ ekosistema. Jos funkcija „Mano diena“ puikiai tinka kūrybingiems žmonėms, kuriuos užvaldo didžiuliai darbų sąrašai: ji rodo tik tai, ką pasirinkote atlikti šiandien , ir priverčia jus sąmoningai pasirinkti 3–5 prioritetus.
Nesvarbu, ar naudojate „Mac“, ar „iOS“ įrenginį, „Things 3“ išsiskiria nepriekaištingu dizainu ir natūraliu suskirstymu į sritis, projektus ir antraštes. Tai vienkartinis pirkinys, tačiau daugelis kūrybingų žmonių jį laiko savotišku kruopščiai sukurtu skaitmeniniu užrašų knygute, kurią norės naudoti kasdien – tai nemenkas pasiekimas, kai svarbiausia yra nuoseklumas.
„TickTick“ apjungia užduotis, kalendorių, įpročių stebėjimą ir net „Pomodoro“ laikmatį. Tiems, kurie nori viską turėti vienoje programėlėje, ji siūlo gerą galios ir paprastumo pusiausvyrą, o jos kainos ir kokybės santykis dažnai yra vienas geriausių.
Projektų valdymo programėlės ir vaizdinės ataskaitų suvestinės
Kai bendradarbiaujate su kitais arba jūsų projektai turi daug etapų (tyrimai, eskizų kūrimas, testavimas, peržiūra, pristatymas), vieno sąrašo nepakanka. Čia praverčia „Kanban“ lentos ir projektų valdymo įrankiai.
„Asana“ yra platforma, kurią plačiai naudoja rinkodaros komandos, kūrybinės agentūros ir studijos. Ji leidžia peržiūrėti darbus kaip sąrašus, lentas, laiko juostas ar kalendorius, priskirti atsakomybes, nustatyti terminus ir automatizuoti paprastus darbo eigą. Tai ypač naudinga, kai reikia koordinuoti kelis žmones tame pačiame kūrybiniame projekte, nepaskendant el. laiškuose.
„Trello“ yra bene vizualiausias ir prieinamiausias būdas naudoti „Kanban“: stulpeliai, vaizduojantys būsenas (idėjos, vykdomos, peržiūrimos, atliktos), ir kortelės, vaizduojančios užduotis ar konkrečius elementus. Dėl integracijos su kitais įrankiais tai beveik lengvas komandų centras laisvai samdomiems kūrėjams ar mažoms studijoms.
Jei ieškote užrašų, dokumentacijos ir užduočių valdymo hibrido, „Evernote“ gali būti idėjų, išteklių, eskizų, vaizdinių nuorodų ir pagrindinių sąrašų saugykla. Tai ne tik projektų valdymo įrankis, bet ir tvarkingas archyvas, kuriame saugoma visa, kas skatina jūsų kasdienį kūrybiškumą.
Mažoms ir vidutinėms komandoms „Quire“ siūlo įdomų derinį: hierarchinę medžio struktūrą, skirtą dideliems projektams suskirstyti į mikroužduotis, „Kanban“ rodinį ir galimybę dirbti neprisijungus, o tai labai praktiška, jei daug keliaujate tarp klientų arba dirbate vietose, kur prasta aprėptis.
Matuokite ir saugokite savo laiką: stebėkite ir blokuokite trukdžius
Be organizavimo ir planavimo, technologijos gali padėti atlikti du svarbius dalykus: tiksliai išmatuoti, kaip sekasi jūsų diena, ir apsaugoti geras valandas nuo blaškymo.
Pirmuoju atveju, tokios priemonės kaip „Toggl Track“ ar „Clockify“ leidžia paleisti laikmatį vienu spustelėjimu kiekvieną kartą pradedant užduotį ar projektą. Savaitės pabaigoje gaunate aiškias ataskaitas, rodančias, kiek valandų iš tikrųjų skyrėte kiekvienam klientui, darbo tipui ar laiko tarpui.
Kiti sprendimai žengia dar vieną žingsnį – tai automatinis stebėjimas : jie analizuoja, kuriomis programėlėmis ir svetainėmis naudojatės, kiek laiko kiekvienai praleidžiate, ir klasifikuoja produktyvią bei neproduktyvią veiklą. Jų savaitinės ataskaitos dažnai yra žadinantis skambutis: daugelis kūrybingų žmonių supranta, kad per dieną kelias valandas švaisto socialinei žiniasklaidai, naujienoms ar pokalbiams, kurie, jų manymu, buvo tik „kelios minutės“.
Kalbant apie dėmesio sutelkimą, dėmesio blaškymo blokatoriai yra praktiškai būtini, jei dirbate atidaryta naršykle. Tokios programėlės kaip „Freedom“ ar panašios alternatyvos leidžia sudaryti svetainių ir programėlių, uždraustų darbo metu, sąrašus: aktyvavus sesiją, „Instagram“, „Twitter“, „YouTube“ ir skaitmeninės naujienos tampa draudžiamos, kol nesibaigia laikas.
Griežčiausios sistemos, panašios į „Cold Turkey“, net neleidžia išjungti užrakto net paleidus kompiuterį iš naujo, o tai labai naudinga, jei linkę pažeisti savo taisykles. Taip pat galite naudoti telefono numatytuosius fokusavimo režimus („iOS“ ir „Android“ sistemose), kad nutildytumėte pranešimus ir paslėptumėte ypač viliojančias programas, kol kuriate.
Organizacija, turinys ir nuorodos: konkretūs patarimai kūrybingiems žmonėms
Be didelių planų, yra ir mažų įpročių, kurie daro didžiulį skirtumą jūsų kūrybinėje kasdienybėje. Pirmasis – rimtai susitvarkyti savo įsipareigojimus, bylas ir terminus . Turint nuolat atnaujinamą kalendorių, aiškią dokumentų tvarkymo sistemą ir vieną vietą užduotims užsirašyti, smarkiai sumažėja minčių netvarka.
Jei kuriate daug turinio (įrašų, vaizdo įrašų, vaizdinės medžiagos), turinio plano sukūrimas yra praktiškai būtinas: veiksmų planas, kuriame aiškiai nurodyta, ką reikia sukurti kiekvieną savaitę, kuriam kanalui ir kokiu tikslu. Tai padeda išvengti paskutinės minutės improvizacijos ir leidžia geriau integruoti savo projektus su klientų darbais.
Kitas svarbus dalykas – kurti sparčiuosius klavišus pasikartojančioms užduotims . El. laiškų šablonai, redagavimo išankstiniai nustatymai, baziniai dokumentai, kodo fragmentai, automatizuoti veiksmai jūsų projektavimo programinėje įrangoje, makrokomandos, spartieji klavišai... viskas, kas leidžia vienu spustelėjimu ar komanda „visada tą patį“ atlikti, kasdien sutaupo jums minučių.
Taip pat svarbu būti labai realistiškiems dėl savo tikslų: didelius tikslus (pvz., kurso paleidimą, portfolio atnaujinimą ar knygos parašymą) suskaidykite į mažus, pasiekiamus blokus. Bandymas nuveikti per daug per trumpą laiką yra tikras perdegimo ir nusivylimo receptas . Gerai apibrėžti tikslai padeda išlikti motyvuotiems ir įtraukti kiekvieną žingsnį į savo tvarkaraštį nepersistengiant.
Ir, žinoma, pasirūpinkite pertraukomis. Kūrybinio perdegimo problemos neišsprendžiama dar viena programėle, o reguliariomis pertraukomis, tikru atsiribojimu ir mokymusi pasakyti „ne“ projektams ar įsipareigojimams, kurie neatitinka jūsų dabartinių pajėgumų. Laiko valdymas yra neatsiejamas nuo energijos valdymo.
Galiausiai, efektyvus laiko valdymas pasitelkiant technologijas reiškia ne gyvenimo pripildymą įrankiais, o savo sistemos kūrimą, kurioje kelios programėlės, saujelė technikų ir aiškūs įpročiai leistų apsaugoti kūrybiškiausias valandas. Kai pasirenkate, kas svarbu, sąžiningai vertinate, pašalinate blaškymąsi ir pasikliaujate įrankiais, kurie palengvina jūsų gyvenimą, tos pačios senos 24 valandos tampa daug derlingesne dirva jūsų idėjoms.